Panduan Lengkap Proses Pemesanan Kebutuhan Proyek Eksplorasi

Panduan Lengkap Proses Pemesanan Kebutuhan Proyek Eksplorasi

Proses pemesanan (procurement) untuk proyek eksplorasi adalah aktivitas logistik yang kompleks dan krusial. Keberhasilan dan kelancaran operasi di lapangan sangat bergantung pada ketersediaan peralatan, bahan habis pakai, dan jasa pendukung yang tepat waktu. Keterlambatan satu item penting dapat menunda seluruh jadwal pengeboran.

Proses pemesanan yang baik bersifat proaktif dan sistematis, dimulai dari perencanaan detail hingga pengiriman ke lokasi.

Tahap 1: Perencanaan dan Penyusunan Daftar Kebutuhan (Bill of Quantity)

Ini adalah tahap fondasi di mana semua kebutuhan diidentifikasi dan dihitung.

• Identifikasi Kebutuhan Berdasarkan Rencana Kerja: Tim teknis (geolog dan insinyur bor) menyusun daftar lengkap semua yang dibutuhkan berdasarkan rencana pengeboran (jumlah titik bor, kedalaman, dan metode). Daftar ini dibagi menjadi beberapa kategori:
  • Peralatan Utama: Rig pengeboran, pompa lumpur, genset, dll. (Jika menyewa, ini masuk ke kategori jasa).
  • Bahan Habis Pakai Pengeboran (Drilling Consumables): Ini adalah daftar yang paling detail dan krusial.
    • Mata bor (diamond bit), reaming shell, core lifter.
    • Pipa bor (drill rods) dan casing.
    • Aditif lumpur bor (Bentonit, Polimer).
    • Bahan bakar (solar) dan pelumas.
    • Kotak sampel (core box).
  • Peralatan Pendukung: Pompa air, selang, peralatan K3 (APD, kotak P3K), peralatan komunikasi (radio, telepon satelit).
  • Kebutuhan Akomodasi dan Logistik: Kebutuhan untuk kamp (tenda, velbed), bahan makanan, air bersih, dan kendaraan operasional (4×4).
• Penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB): Setiap item dalam daftar diberi estimasi biaya untuk menyusun anggaran total proyek.

Tahap 2: Pemilihan dan Verifikasi Vendor/Supplier

Setelah daftar kebutuhan dan anggaran siap, proses pencarian penyedia barang dan jasa dimulai.

• Identifikasi Calon Vendor: Mencari supplier untuk setiap kategori kebutuhan (supplier spare part bor, supplier bentonit, jasa penyewaan alat, dll).
• Permintaan Penawaran (Request for Quotation – RFQ): Mengirimkan daftar kebutuhan kepada beberapa calon vendor untuk mendapatkan penawaran harga dan spesifikasi teknis.
• Verifikasi Vendor: Jangan hanya memilih yang termurah. Lakukan verifikasi:
  • Reputasi dan Rekam Jejak: Apakah mereka memiliki pengalaman melayani proyek eksplorasi di lokasi terpencil?
  • Ketersediaan Stok: Pastikan mereka memiliki stok yang cukup untuk memenuhi kebutuhan Anda.
  • Dukungan Teknis: Apakah mereka menyediakan dukungan jika ada masalah dengan produk yang dikirim?

Tahap 3: Proses Pembelian dan Penerbitan Purchase Order (PO)

Setelah vendor terpilih, proses administrasi pembelian dilakukan.

• Negosiasi Akhir: Melakukan negosiasi harga, jadwal pengiriman, dan syarat pembayaran (terms of payment).
• Penerbitan PO: Menerbitkan Purchase Order (PO) resmi kepada vendor. PO adalah dokumen kontrak yang mengikat yang berisi rincian item, jumlah, harga, dan jadwal pengiriman yang telah disepakati.

Tahap 4: Manajemen Logistik dan Pengiriman

Ini adalah tantangan terbesar, terutama untuk proyek di lokasi terpencil.

• Koordinasi Pengiriman: Mengatur jadwal pengiriman dari berbagai supplier agar dapat dikoordinasikan secara efisien.
• Pemilihan Jasa Ekspedisi: Memilih perusahaan logistik yang memiliki pengalaman mengirim barang ke lokasi-lokasi sulit.
• Pelacakan dan Pemantauan: Secara aktif memantau status pengiriman setiap pesanan untuk mengantisipasi potensi keterlambatan.

Tahap 5: Penerimaan dan Inspeksi Barang di Lokasi

Setelah barang tiba di lokasi proyek, proses belum selesai.

• Pemeriksaan Kuantitas dan Kualitas: Tim di lokasi melakukan inspeksi untuk memastikan barang yang diterima sesuai dengan pesanan di PO, baik dari segi jumlah maupun spesifikasi.
• Dokumentasi: Menandatangani surat jalan atau berita acara penerimaan barang, yang menjadi dasar untuk proses pembayaran akhir kepada supplier.

PT ARRAHMAN MITRA KONTRAKTOR: Menyederhanakan Proses Pemesanan Anda

Mengelola proses pemesanan yang kompleks untuk berbagai kebutuhan bisa sangat membebani tim Anda. Di PT ARRAHMAN MITRA KONTRAKTOR, kami menawarkan solusi jasa pengeboran yang terintegrasi.

Saat Anda bermitra dengan kami, sebagian besar dari kerumitan proses pemesanan di atas kami ambil alih. Paket layanan kami sudah mencakup penyediaan rig, semua bahan habis pakai pengeboran (bentonit, polimer, mata bor), kru yang kompeten, hingga logistik mobilisasi. Anda hanya perlu berurusan dengan satu pihak, sementara kami mengelola semua detail di belakang layar. Ini adalah solusi cerdas untuk membuat proyek eksplorasi Anda berjalan lebih ramping, cepat, dan efisien.

📞 Hubungi Kami Sekarang:

🌐 Website: www.ptarrahman.com

📧 Email: admin.palembang@ptarrahman.com

📱 WhatsApp: +62821-6010-7727