Dokumen Penting yang Harus Disiapkan Saat Membeli Kebutuhan Tambang

Dokumen Penting yang Harus Disiapkan Saat Membeli Kebutuhan Tambang

Proses pembelian atau pengadaan (procurement) kebutuhan tambang, baik itu spare part, bahan baku, maupun jasa, memerlukan dokumentasi yang rapi dan terstruktur. Dokumentasi yang lengkap tidak hanya penting untuk kelancaran proses pembelian, tetapi juga krusial untuk audit, kontrol anggaran, dan pertanggungjawaban hukum.

Menyiapkan dokumen-dokumen ini secara benar adalah ciri dari manajemen proyek yang profesional.

1. Dokumen Tahap Perencanaan dan Permintaan

Sebelum menghubungi supplier, tim internal harus menyiapkan dokumen dasar ini.

• Permintaan Pembelian (Purchase Requisition – PR): Dokumen internal yang dibuat oleh tim pengguna di lapangan (misalnya, tim mekanik atau tim bor) yang berisi rincian barang atau jasa yang dibutuhkan. Dokumen ini menjadi dasar bagi tim pengadaan untuk memulai proses pembelian setelah disetujui oleh manajer.
• Spesifikasi Teknis Rinci: Dokumen yang menjelaskan secara detail spesifikasi barang yang dibutuhkan. Contoh: “Filter Oli, Part Number XYZ, untuk engine CAT C15”. Spesifikasi yang jelas adalah kunci untuk menghindari kesalahan pembelian.

2. Dokumen Tahap Pemilihan Supplier

Saat berinteraksi dengan calon supplier, dokumen ini menjadi alat komunikasi utama.

• Permintaan Penawaran (Request for Quotation – RFQ): Dokumen resmi yang dikirimkan kepada beberapa calon supplier untuk meminta penawaran harga. RFQ harus berisi daftar kebutuhan, jumlah, spesifikasi teknis, dan tenggat waktu penyerahan penawaran.
• Dokumen Legalitas Supplier: Sebelum memilih, Anda berhak meminta dan memeriksa dokumen legalitas calon supplier, seperti NPWP, NIB, dan Akta Perusahaan, untuk memastikan Anda bekerja sama dengan perusahaan yang sah.

3. Dokumen Tahap Pembelian dan Kontrak

Setelah supplier terpilih, proses pembelian diformalkan melalui dokumen-dokumen ini.

• Pesanan Pembelian (Purchase Order – PO): Ini adalah dokumen kontrak yang paling penting. PO yang diterbitkan secara resmi oleh perusahaan Anda kepada supplier berisi semua detail kesepakatan:
  • Deskripsi dan jumlah barang/jasa.
  • Harga satuan dan total harga yang telah disepakati.
  • Jadwal dan alamat pengiriman.
  • Syarat dan ketentuan pembayaran (terms of payment).
• Kontrak/Perjanjian Kerja Sama (PKS): Untuk pembelian jasa atau pengadaan bernilai sangat besar, sering kali dibuat PKS yang lebih detail daripada sekadar PO.

4. Dokumen Pendukung Teknis dan Keselamatan

Untuk material atau peralatan tertentu, dokumen tambahan ini wajib ada.

• Technical Data Sheet (TDS): Lembar data teknis yang merinci semua spesifikasi produk. Sangat penting saat membeli barang seperti oli, bentonit, atau spare part.
• Material Safety Data Sheet (MSDS) atau Lembar Data Keselamatan Bahan (LDKB): Wajib ada saat membeli bahan kimia berbahaya seperti bahan bakar, oli, atau aditif lainnya. Dokumen ini berisi informasi mengenai potensi bahaya dan cara penanganan yang aman.
• Sertifikat Kalibrasi atau Uji Kualitas: Untuk alat ukur atau material tertentu yang memerlukan jaminan kualitas.

5. Dokumen Tahap Pengiriman dan Penerimaan

Dokumen ini menjadi bukti bahwa transaksi telah selesai dilaksanakan.

• Surat Jalan: Dokumen yang menyertai barang saat pengiriman, berisi daftar barang dan jumlahnya.
• Berita Acara Serah Terima (BAST): Dokumen yang ditandatangani oleh tim Anda di lokasi saat menerima barang, menyatakan bahwa barang telah diterima sesuai dengan pesanan. BAST ini sering kali menjadi syarat bagi tim keuangan untuk memproses pembayaran akhir kepada supplier.

PT ARRAHMAN MITRA KONTRAKTOR: Proses yang Terstruktur dan Profesional

Di PT ARRAHMAN MITRA KONTRAKTOR, kami menjalankan seluruh proses operasional dan pengadaan kami dengan sistem dokumentasi yang terstruktur dan profesional. Kami memahami pentingnya setiap dokumen, mulai dari permintaan internal hingga berita acara serah terima, untuk menjamin transparansi, akuntabilitas, dan kelancaran proyek.

Saat Anda bermitra dengan kami, Anda bekerja sama dengan perusahaan yang tidak hanya andal di lapangan, tetapi juga rapi secara administratif. Ini adalah bagian dari komitmen kami untuk memberikan layanan yang profesional dan dapat dipertanggungjawaban sepenuhnya.

📞 Hubungi Kami Sekarang:

🌐 Website: www.ptarrahman.com

📧 Email: admin.palembang@ptarrahman.com

📱 WhatsApp: +62821-6010-7727